Effectief vergaderen doe je zo

Effectief vergaderen doe je zo

Het blijkt dat we vorig jaar zo’n 55,6 miljoen uur in de file stonden. Dagelijks op weg naar je werk in de file staan is natuurlijk zonde. En waarom zou je als werkgever niet iets soepeler met de werkuren omgaan zodat sommige werknemers welke met de auto komen de spots op deze manier kunnen omzeilen.

Thuiswerken is natuurlijk niet voor elke functie weggelegd, maar toch kunnen veel kantoormedewerkers best hun werkzaamheden of een deel hiervan thuis uitvoeren. Zo krijgt de medewerker ook de mogelijkheid om privé en werk beter te combineren. Wanneer dit goed geregeld is, leidt dit hoogst waarschijnlijk tot een grotere medewerkersbetrokkenheid.

Productiviteit verhogen

Een andere manier om de productiviteit van werknemers te verhogen, is toch wel het beperken van vergaderingen en ‘meetings’. Het blijkt dat we in Nederland namelijk erg veel vergaderen. Dit gaat helaas lang niet altijd even effectief. De vergaderdruk schijnt daarnaast vooral in de publieke sector ernstig te zijn. In het bedrijfsleven lijkt vergaderen vooral in de directiekringen tot een bijna fulltimebaan te leiden. Geschat wordt namelijk dat directieleden maar liefst 70 tot 80 procent van hun werktijd aan vergaderen besteden.
Hoe vaak zit je zelf niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat? Of waar weer bekende standpunten worden herhaald? Hier liggen dus wat betreft productiviteit zeker kansen.

Effectief vergaderen

Een ding scheelt, effectief vergaderen is gelukkig goed aan te leren. Toch hangt er tijdens een vergadering veel af van de voorzitter. Meestal heeft deze persoon toch wel de touwtjes in handen. Deze persoon zou er voor moeten zorgen dat vergaderingen niet eindeloos gaan duren. Vaak wordt toch wel gezegd dat hoe groter de groep is in de vergadering, hoe minder efficiënt de vergadering vervolgens zal verlopen. Om effectief te vergaderen is het dus verstandig om alleen de rechtstreekse betrokkenen bij de vergadering te betrekken. Bij moeilijke onderwerpen is het belangrijk om eerst te focussen op de procedure voordat er een inhoudelijke discussie wordt gevoerd.

Het tijdstip van de vergadering

Interessant om te weten is wel dat je tijdstip van de vergadering ook bepalend kan zijn voor het succes ervan. Uit onderzoek blijkt dat dinsdagmiddag om 15:00 uur de ideale tijd te zijn voor het plannen van een vergadering. Ook een staande vergadering blijkt voordelen te bieden. De deelnemers blijven actiever betrokken, de vergaderingen duren veel korter en het staan schijnt het gezonder te zijn in plaats van lang op een stoel zitten.
Ben je vergadermoe geworden? Dan raden wij aan om met je HR-collega’s ideeën te bespreken om het vergaderen intern te verbeteren, want die productiviteitswinst is voor iedereen uiteindelijk een cadeautje. Om de productiviteit te verbeteren, kun je hier ook meer over lezen.

Prev Voor een bedrijf zijn KPI’s belangrijk
Next De interieurtrends voor je op een rijtje